siklus penggajian

A.   Definisi Siklus Penggajian

Siklus Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja.

3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah:

1.      Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan

2.      Menjaga aset organisasi

3.      Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

Diagram Konteks Sistem Penggajian

Diagram Arus Data Siklus Penggajian

 

A.   Aktivitas Siklus Penggajian

1.      Perbarui File Induk Penggajian

2.      Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

3.      Validasi Data Waktu dan Kehadiran

4.      Mempersiapkan Penggajian

5.      Membayar Gaji

6.      Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

7.      Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

Ø Perbarui File Induk Penggajian (aktivitas 1)

Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

Ø Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

Ø Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.

• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

Skema Pembayaran itu :

- Kartu waktu digunakan untuk membayar pegawai yang berdasar perjam.

- Laporan tersendiri bagi profesional

- Komisi langsung atau komisi gaji plus

- Intensif dan bonus

Prosedur :

- Departemen penggajian bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai

- Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja dengan waktu yang digunakan pada setiap kerja

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi validasi data waktu dan kehadiran :

- Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas

- Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data waktu kerja

- Penggunaan jam waktu elektronis

Ø Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja.

• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

• Orang yang bertanggungjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

Prosedur :

- Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen operasi komputer.

- File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.

- File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi mempersiapkan penggajian :

- Menghasilkan dan menyalurkan laporan penggajian elektronis daripada laporan kertas

- Terminal online

- Intranet perusahaan

Ø Membayar Gaji (Aktivitas 5)

Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.

• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

Prosedur :

- Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar penggajian dikirim ke bagian hutang usaha untuk ditinjau dan disetujui.

- Voucher pengeluaran kemudian dibuat.

- Voucher pengeluaran dan penggajian kemudian dikirim ke kasir.

Peluang pemakaian teknologi informasi ke pembayaran gaji :

- Penyimpanan langsung

- Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja.

Ø Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.

• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Ø Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

B.    Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur

Ø  Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :

1.      Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.

2.      Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.

3.      Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat

4.      Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.

5.      Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6.      Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.

7.      Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

Ø  Ancaman-ancamannya :

1.      Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk

2.      Pelanggan hukum ketenagakerjaan

3.      Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi

Ø  Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

1.      Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

2.      Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan

3.      Pemindahan tugas

4.      Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya

     

C.   Kebutuhan Informasi dan Prosedur

Ø  Fungsi ketiga SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Ø   Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut ini :

1.      Kebutuhan pegawai di masa mendatang

2.      Kinerja pegawai

3.      Moral pegawai

4.       Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian

Ø  Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.

Ø  Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM.

Ø  Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian.